20代働き方

【仕事が終わらない…】キャパオーバーでストレス限界のときにすべきこと

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仕事が終わらないとき、残業が続いてストレスが溜まってしまいますよね。

今、あなたは新しい仕事がどんどん増えて、他の人より仕事量が多いのではないでしょうか。

 

仕事は、仕事ができる人の所に集まってきます。

故に、あなたは優秀なのでしょう。

ですが、自分のキャパオーバーな仕事をしていると、残業時間が増えるだけでなく、ケアレスミスが増えたり、ストレスを必要以上に抱え込んでしまったり、何も良いことはありませんよね。

 

実際に私も残業が月に150時間を超えるような職場で働いていたので、ストレスが溜まりに溜まって、集中もできなくてケアレスミスも多いようなこともありました。

ですが、とある事を意識するようになってから、仕事のスピードは劇的に早くなり、そしてミスも減りました。

 

というわけで、今回は人よりも多く仕事を抱えるあなたのために、仕事を終わらせて、定時で帰れる方法を紹介していきます。

 

キャパオーバーで仕事が終わらない原因

そもそも、仕事が終わらない原因とは一体なんなのでしょうか。

普通の考えで言うと、ただ純粋に仕事量が多く、キャパオーバーになっているだけだと思うかもしれませんが、実際には、仕事が終わらない理由は仕事量の多さが全てではありません。

 

仕事のスピードを早めるためには、なぜキャパオーバーになっているのか、なぜ仕事が終わらないのかをしっかりと把握する必要があります。

 

仕事が終わらない原因には、自分が原因のものと、周りの環境が原因のものの2種類があります。

ここでは、その2種類をまとめて、仕事が終わらない原因を5つ紹介していきます。

 

仕事が終わらない原因①|純粋に仕事が遅い

最も多いのは、純粋に仕事のスピードが遅いというもの。

与えられた仕事量に対してスピードが伴わければ、仕事はいつまで経っても終わりません。

 

このタイプの人は、仕事を早くしようとしても、ただ闇雲に早くするだけではいけません。

仕事が遅い人は、なぜ仕事が遅いのか、その理由を探る必要があります。

 

その理由は様々で、例えば、他の人に比べて圧倒的に非効率な方法で仕事をしていたり、集中できていないため頭に思いついた仕事をアレやコレやと手を付けまくって結果何も終わっていなかったり、知識不足で手を動かせない時間が多かったり。

 

仕事が終わらない原因②|正しく優先順位がつけられない

正しく優先樹医をつければ、結果として仕事がはやくなって処理できるキャパも広がります。

 

仕事では優先度が大切だと言いますが、ほとんどの人が正しい優先順位を付けられていません。

自分では優先順位をつけているつもりでも、それが間違っていれば意味がありません。

 

正しく優先順位がつけられないと、誤った優先順位をつけてしまい、その結果仕事が遅くなるのです。

 

仕事が終わらない原因③|一つの仕事に集中出来ていない

一つの仕事に集中できていないため、本来10分で終わる仕事が30分掛かってしまうパターンです。

中には、集中すれば1時間で終わる仕事でも、集中できていないとその日1日を費やしてようやく終わらせる…といった人もいます。

 

話が少し変わりますが、よく、マルチタスクができる人間は優秀で仕事ができる、と言われています。

ですが、実際はその逆です。マルチタスクをしている人は仕事ができません。

マルチタスクとは、複数の仕事を同時にこなす人のことを指しますが、よく考えてみるとマルチタスクは効果が無いのです。

例えば、集中すれば30分で終わる仕事を3つ持っているとします。

これを同時平行で10分ずつローテを回して終わらすのと、一つの仕事が終わるまで30分集中するのを3回繰り返して仕事終わらせるの、どちらがはやく終わりそうでしょうか。

 

間違いなく、一つのことに集中して作業を終わらせていくスタイルの方が仕事は早く終わります。

集中できるので早く終わりますし、集中できている分ミスも減ります。

つまり、マルチタスクができる人=優秀というのは幻です。

マルチタスクは、色々なことに手を出してしまう、ただの集中できていない人の言い訳が格好良くなっただけです。

 

仕事が終わらない原因④|仕事が多い(一人では処理できない)

これはあなたのせいではなく、会社のせいですが、そもそも一人でできる量の仕事を明らかに超えている場合、どれだけ集中しても仕事は終わりません。

 

それが人員不足によるものなのか、できる人があなたしかいないのかは実際の状況を見てみないことには分かりませんが、一人で処理できるレベルの量をオーバーしている場合、必然的に仕事は遅くなって残業は増えてしまいますよね。

 

仕事を超スピードで終わらせる方法(対処法)

ここまで、仕事が終わらず、キャパオーバーになってしまう理由を紹介してきました。

ここからは、実際に仕事を終わらすためにできる、量が多い時に実践したい仕事の対処法を紹介していきます。

 

正しく優先順位を付け、週・日のタイムスケジュールを決める

まず、正しく優先順位をつけましょう。

仕事の優先順位は、基本的に納期順にしている…という方が多いと思いますが、これは半分正解で半分間違いです。

 

納期順に仕事をしていては、本来30分で終わるはずの仕事が1時間、2時間掛かってしまうこともよくあります。

 

正しい優先順位の付け方を簡単に紹介しておくと、

 

メリット

  • その週にやらないといけない仕事を洗い出す
  • その日にやらないといけない仕事を洗い出す
  • その日の午前中・午後の間に終わらせる仕事を洗い出す

 

です。

まず、午前中に時間が掛かる、その日最も重要な仕事を割り振りましょう。

午後は、簡単な仕事・頭を使わない仕事から徐々に始めて行き、徐々にその日にやるべき残り分を終わらせれば大丈夫です。

 

話を少し戻しますが、記事の始めの方でマルチタスクがダメという話をしました。

大切なのは、一つの仕事を集中して終わらすことを繰り返して大量の仕事を片付けていくことです。

なので、必ず一つのことを終わらせてから次の仕事にいく、ということを意識していきましょう。

 

仕事を他人に割り振る

与えられた仕事があなたのものではない場合、仕事を正しく割り振りましょう。

 

与えられた仕事を全て自分で終わらせようと思っていると、本来抱えるべきではない仕事も抱えることになってしまい、どれだけ優秀な人でもキャパオーバーになってしまいます。

 

たとえ自分が後輩の立場で他人にお願いすることができないという状況でも、「分からないから教えて欲しい」という前提で相談すれば、仮に全てを代わりにやってもらうことが難しくても、効率的に終わらせる方法を教えてくれるでしょう。

 

VBAや辞書登録など、ツールを使って効率化する

全て自分の手で一から仕事をしていては、いつまで経っても仕事は終わりません。

故に、ツールを使って作業を圧縮できるところはどんどん圧縮していきましょう。

 

例えば、エクセルであればVBAでマクロを使ったり、よく使う文章は辞書登録したりして、とにかくショートカットを意識しましょう。

 

だいふく
辞書登録って?
例えば「お」と入力すれば「お世話になっております」って出てくるみたいなイメージだよ
だいすけ

 

VBAは理解すれば誰でも簡単に使えるようになるので、興味のある方はぜひチェックしてみてください。

 

 

集中力を身につける

とにかく、集中力を身につけて仕事に取り組みましょう。

実は、どれだけ集中していると思っても、実際にはなかなか集中できていないことがほとんどです。

 

気がつけばスマホを見てしまっていたり、メールボックスを見てしまったり、今関係ない机上の資料を読んでしまったり…これらは全て集中を阻害しています。

集中力は、日々集中することを意識して、鍛えていかなければ身につかないと言われています。

 

逆に言うと、集中力を身につけることができれば今よりもキャパが拡がり、他の人よりも多い仕事量を片付けることができるようになりますよ。

 

集中力を身につける方法は?

先ほど莫大な作業量の仕事を終わらせる方法を紹介しつつ、その中で、「重要なのはズバリ集中力だ。そして、集中力は意識して鍛えなければいけない」という話をしました。

 

ですが、集中力を鍛えるなんてどうすればいいのか分からないですよね。

というわけで、ここからは実際に集中力を身につけるためにはどうすればいいのか、を紹介していきます。

 

 

当たり前のことなのですが、仕事は集中すればするほど早く終わるようになりますが、人は以外と集中できていないものです。

ここからは、実際に僕も集中力を鍛えるために色々と調べて実践してみましたが、その中でおすすめだった方法があるので、それを一つずつ紹介していきます。

 

集中力が身につく栄養『コリン』を摂る

コリンとは、大豆や卵(卵黄)に含まれている栄養素です。

人間の体には、細胞のひとつひとつにリン脂質と呼ばれる資質が含まれています。

このリン資質を構成するために必要な成分で、コリンが体に入れば記憶力や集中力を司る「アセチルコリン」が生成されます。

 

スマートドラッグと呼ばれる集中力を高めるサプリメントに入っている成分としても知られているコリン。

 

実際に僕もコリンを摂取していますが、コリンにはカフェインのように覚醒状態に入る感覚はありません。

ですが、一つの作業を始めたらスっと作業に入って、作業が終わるまで集中力が続きます。

(プラシーボ効果もあるのかもしれませんが…)

 

栄養素は薬ではないので即効性はありませんし、効果には個人差があります。

とはいえ、脳に良い栄養素を摂ること自体はとても良いことなので、摂る栄養素は意識することをオススメします。

 

集中力が身につける方法が分かるおすすめの本

実際に集中できるようになるわけではなりませんが、集中力を鍛えて身につけるためにはどうすればいいのか、をわかりやすく紹介している本があるので紹介します。

 

 

有名なメンタリストDaiGo氏による集中力を鍛えるためのメソッドが書かれていて、実際に私もこの本はバイブル的に何度も読んでいます。

 

DaiGo氏の本はとにかく読みやすく、普段本を読まないような人でも一気に読めてしまうような本なので、少しでも集中力を身に付けたい、鍛えたい、仕事を早く終わらせたい!という人は読んでみることをおすすめします。

 

睡眠をしっかり取る

どれだけ優秀な人でも、睡眠不足が続くと仕事どころではありませんよね。

ここで言う睡眠不足というのは、露骨に2時間しか寝ていないというものではなく、本当に体に必要な分の睡眠を取れていないことを指します。

 

結論から言うと、最低6時間は寝ましょう、ということなのですが、睡眠不足の状態だと、体や脳に対するエネルギーが不足した状態となります。

その状態では、どれだけ栄養に良いものを食べても、軽い運動をしても、効果は薄いのです。

 

エネルギー不足は脳にエネルギーを届けることができない状態なので、必然的に集中力は下がってしまいます。

人によって必要な睡眠時間は違うと言われていますが、できるだけ多く睡眠時間を確保できるように心掛けてみてください。

 

キャパオーナーで限界なら、転職を考える

この記事ではなぜ仕事が終わらないのかというのと、仕事を早く終わらせるための方法を紹介してきました。

ですが、とは言っても与えられる仕事量が多すぎる場合はどうしようもありません。

 

人員不足だったり、残業が慢性化していたり…もしあなたがブラック企業で働いているのであれば、環境を見直す必要があるかもしれません。

あなただけがキャパオーバーになっているのであれば、それはあなたの努力次第でなんとかなるかもしれませんが、もし職場の人の多くがキャパオーバーになっているのであれば、それはブラック企業の可能性があるかも。。

 

ブラック企業で働き続けると、心も体も疲れ切ってしまい、いずれ体調やメンタルを崩してしまうことになります。

あまりに忙しすぎて入院したり、うつ状態になったり…というのはよく聞く話ですが、それは他人事ではありません。

実際に、僕も働きすぎて入院した経験がありますが、その時の心境は「まさか自分が…」でしたから。

(その後転職しました)

 

なので、本当に仕事量が多すぎて限界の場合、思い切って転職を考えてみてください。

転職エージェントで行われている仕事の無料面談では、転職するかどうかもを気軽に相談することができるので、今の仕事を続けるべきかどうかを親身になって聞いてくれます。

 

アドバイスもしてもらえるので、転職するにしてもしないにしても、あなたに必要な今やるべきことがわかるようになります。

 

そう言った意味で最もおすすめなのは、リクルートエージェントです。

リクルートエージェントは、リクルート社が運営する日本最大手の転職エージェントです。

 

日本最大手なので所属している転職エージェントの数はどこよりも多く、そのおかげで一人一人に向けて話をしっかりと聞いてくれるのが特徴です。

(小さな転職エージェントに相談に行くと、しっかり話を聞いてもらえる前にとにかく転職を急かされたりします)

 

傾聴力も高く、転職しないほうがよい場合はハッキリと言ってくれる珍しい転職エージェントなので、今転職を考えていなくても、仕事量が多くてキャパオーバーになっている現状を伝えつつ、転職しようかどうかまだ決めかねていることを伝えると、あなたにあった最適な答えを出してくれますよ。

 

リクルートエージェント以外のおすすめエージェントも紹介しています!
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あなたにおすすめ!

 

まとめ|キャパオーバーは成長のチャンス!ただ、度が過ぎる場合は環境を変える事を意識してみて!

仕事が終わらない理由と、仕事を効率的に早く終わらせる方法を紹介してきました。

仕事は集中力が重要なので、集中できるよう普段から意識して仕事をしつつ、どうしてもキャパオーバーでもう限界で耐えられない場合は転職を考えてみましょう。

 

また、この記事で紹介した方法以外でも仕事量が多すぎると上司に相談したり、会社の人事に相談して改善してもらうこともできると思います。

仕事がどれだけやっても終わらないこの状況を打破できるよう、しっかりと自分から行動していきましょう。

 

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